Umum

From Wiki paramadina

Revision as of 10:29, 8 October 2015 by Jamaludin (Talk | contribs)
Jump to: navigation, search

Contents

Prosedur Penerimaan Tamu

Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dibuat agar proses penerimaan seluruh tamu Civitas akademika dapat diterima dengan baik sehingga terciptanya ketertiban dan keamanan di dalam area Universitas Paramadina

Definisi

Tamu adalah seseorang ata sekelompok orang yang datang karena undangan ataupun tanpa undangan dengan membawa satu atau beberapa kepentingan, baik itu kepentingan untuk dirinya sebagai pribadi maupun kepentingan pihak lain yng memiliki hubungan dan kepentingan dengan Universitas Paramadina.

Diagram Alur

Civitas Akademika yang akan mengundang tamu harus melapor ke posko security untuk didata dibuku tamu dan diberikan kartu tamu. setelah itu security yang bertugas harus mengkonfirmasi kepada orang atau bagian yang dituju, dan mengarahkan tamu ketempat/orang yang dituju. selesai bertamu harus melapor ke posko Security (untuk didata dibuku tamu serta mengembalikan kartu tamu dan ditukarkan dengan ID Card), Security membuat laporan bulanan terkait jumlah tamu yang datang.

Teks Prosedural

1. Civitas akademika yang ingin mengundang atau menerima tamu wajib melaporkan kepada Security dan menjelaskan tentang pihak yang mengundang atau menerima tamu, nama orang yang akan diundang atau diterima (berikut alamat dan bila memungkinkan), waktu kembali dan oleh petugas security akan dicatat dalam buku tamu.

2. Bila tamu yang dimaksud datangnya tanpa undangan atau perjanjian, maka wajib melapor ke poko security

3. Tamu yang datang dengan menggunakan motor memarkirkan kendaraanya di area parkir motor yan telah ditetapkan yakni bagian depan parkir kampus, dan yang membawa mobil di area yang sudah ditentukan yakni lapangan futsal, sebelah posko Security dan area samping auditorium, depan ruang DKPM, depan kantin dan sepanjang area gedung C.

4. Tamu yang datang tersebut (dengan atau tanpa undangan) setelah melapor diposko security dengan mengisi buku tamu, akan diberi kartu tamu yang ditukar dengan kartu identitas (ID Card milik tamu - KTP atau SIM).

5. Setelah mendapatkan kartu tamu, tamu wajib memakai kartu tersebut dan ditempelkan pada pakaian sehingga dapat mudah dilihat lalu security yang akan membantu mengerahkan, bahkan bila memungkinkan akan mengantartamu tersebut ketempat atau orang yang akan ditemui dan memastikan bahwa tamu tersebut telah bertemu dengan orang yang dimaksud.

6. Setelah tamu selesai dengan kepentingannya, maka tamu mengembalikan kartu tamu dan menukarnya dengan identitas milik tamu, petugas mengisi buku tamu, yaitu waktu kembali dan paraf. jika terdapat kondisi yang mencurigakan dapat dilakukan pemeriksaan terhadap barang bawaan milik tamu tersebut.

7. Pengecualian untuk Prosedur Penerimaan tamu ini berlaku bagi Rektor, tamu para Deputi Rektor dan tamu dari Yayasan Wakaf Paramadina ataupun tamu khusus yang datang sebagai pembicara, narasumber atau peserta kegiatan yang sebelumnya terlah di informasikan kepada Security.

Referensi

1. Buku Tamu Security Universitas Paramadina 2. Laporan Rutin Bulanan tentang Jumlah Kunjungan tamu ke Universitas Paramadina

Tanggung Jawab

Seluruh Civitas Akademika yang mengundang atau menerima tamu wajib bertanggung jawab atas semua kegiatan yang dilakukan oleh tamu tersebut selam berada di dalam area Universitas, Sedangkan tamu yang datang tanpa undangan adalah merupakan tanggung jawab yang memnerima tamu tersebut dibawah pengawasan Security.


Prosedur Penggunaan Auditorium

Prosedur Penggunaan Aula.pdf

Prosedur Penggunaan Kendaraan Kampus

Prosedur Penggunaan Kendaraan Kampus.pdf

Personal tools