Umum

From Wiki paramadina

Jump to: navigation, search

Contents

Prosedur Penerimaan Tamu

Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dibuat agar proses penerimaan seluruh tamu Civitas akademika dapat diterima dengan baik sehingga terciptanya ketertiban dan keamanan di dalam area Universitas Paramadina

Definisi

Tamu adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang karena undangan ataupun tanpa undangan dengan membawa satu atau beberapa kepentingan, baik itu kepentingan untuk dirinya sebagai pribadi maupun kepentingan pihak lain yang memiliki hubungan dan kepentingan dengan Universitas Paramadina.

Diagram Alur

Diagram_alur_tamu.pdf

Teks Prosedural

1. Civitas Akademika yang ingin mengundang atau menerima tamu wajib melaporkan kepada Security dan menjelaskan tentang pihak yang mengundang atau menerima tamu, nama orang yang akan diundang atau diterima (berikut alamat dan bila memungkinkan), waktu kembali dan oleh petugas security akan dicatat dalam buku tamu.

2. Bila tamu yang dimaksud datangnya tanpa undangan atau perjanjian, maka wajib melapor ke poko security

3. Tamu yang datang dengan menggunakan motor memarkirkan kendaraanya di area parkir motor yang telah ditetapkan yakni bagian depan parkir kampus, dan yang membawa mobil di area yang sudah ditentukan yakni lapangan futsal, sebelah posko Security dan area samping auditorium, depan ruang DKPM, depan kantin dan sepanjang area gedung C.

4. Tamu yang datang tersebut (dengan atau tanpa undangan) setelah melapor diposko security dengan mengisi buku tamu, akan diberi kartu tamu yang ditukar dengan kartu identitas (ID Card milik tamu - KTP atau SIM).

5. Setelah mendapatkan kartu tamu, tamu wajib memakai kartu tersebut dan ditempelkan pada pakaian sehingga dapat mudah dilihat lalu security yang akan membantu mengerahkan, bahkan bila memungkinkan akan mengantar tamu tersebut ketempat atau orang yang akan ditemui dan memastikan bahwa tamu tersebut telah bertemu dengan orang yang dimaksud.

6. Setelah tamu selesai dengan kepentingannya, maka tamu mengembalikan kartu tamu dan menukarnya dengan identitas milik tamu, petugas mengisi buku tamu, yaitu waktu kembali dan paraf. jika terdapat kondisi yang mencurigakan dapat dilakukan pemeriksaan terhadap barang bawaan milik tamu tersebut.

7. Pengecualian untuk Prosedur Penerimaan tamu ini berlaku bagi Rektor, tamu para Deputi Rektor dan tamu dari Yayasan Wakaf Paramadina ataupun tamu khusus yang datang sebagai pembicara, narasumber atau peserta kegiatan yang sebelumnya telah di informasikan kepada Security.

Referensi

1. Buku Tamu Security Universitas Paramadina

2. Laporan Rutin Bulanan tentang Jumlah Kunjungan tamu ke Universitas Paramadina

Tanggung Jawab

Seluruh Civitas Akademika yang mengundang atau menerima tamu wajib bertanggung jawab atas semua kegiatan yang dilakukan oleh tamu tersebut selama berada di dalam area Universitas, Sedangkan tamu yang datang tanpa undangan adalah merupakan tanggung jawab yang menerima tamu tersebut dibawah pengawasan Security.

Prosedur Penggunaan Auditorium

Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dibuat sebagai panduan bagi seluruh Civitas Akademika yang akan menggunakan Auditorium Nurcholish Madjid sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar maupun kegiatan resmi Universitas lainnya.

Definisi

Auditorium Nurcholish Madjid adalah ruang serbaguna yang memiliki fasilitas peralatan dan perlengkapan untuk mendukung kegiatan seminar, pelatihan, pendidikan dan pameran serta pendukung unit kegiatan mahasiswa.

Teks Prosedural

1. Dosen/Staf/Civitas Akademika yang memerlukan penggunaan Auditorium Nurcholish Madjid meminta Formulir Penggunaan Auditorium Nurcholish Madjid ke Bagian Umum.

2. Pegawai mengisi Formulir tersebut mencantumkan antara lain :

2.1.1 Maksud penggunaan

2.1.2 Hari, Tanggal dan jam Penggunaan

2.1.3 Jumlah personal yang terlibat

2.1.4 Penanggung jawab kelas/proyek


3. Formulir yang telah diisi ditandatangani oleh yang bersangkutan dan diketahui oleh atasan masing-masing (Minimal Direktur / Ketua Program Studi)

4. Formulir yang ditandatangani oleh Direktur / Ketua Program Studi diajukan ke Bagian Umum untuk mendapat persetujuan.

5. Untuk penggunaan Auditorium Nurcholish Madjid di luar kegiatan belajar mengajar memerlukan persetujuan dari Direktur Operasional & SDM

6. Formulir diserahkan ke Bagian Umum minimal 3 (tiga) hari kerja sebelum penggunaan Auditorium Nurcholish Madjid (untuk penggunaan hari Senin - Jum'at) dan minimal -1 (satu) minggu untuk penggunaan dihari Sabtu/Minggu/Libur, untuk persiapan Auditorium Nurcholish Madjid dan peralatannya. Pengajuan kurang dari batas minimal yang ditentukan dapat mengakibatkan ditolaknya pengajuan.

7. Setelah selesai menggunakan Auditorium Nurcholish Madjid, pengguna Auditorium Nurcholish Madjid wajib mengisi berita acara penggunaan ruangan Auditorium Nurcholish Madjid yang diketahui oleh Pengawas Bagian Umum.

8. Apabila terdapat kerusakan/ kehilangan peralatan Auditorium Nurcholish Madjid akibat kelalaian/ kecerobohan pengguna wajib melaporkan kepada Pengawas Bagian Umum dan mengisi Berita Acara Kerusakan/ Kehilangan Peralatan Auditorium Nurcholish Madjid dan mengikuti prosedur kerusakan/ kehilangan peralatan Auditorium Nurcholish Madjid.

Referensi

Formulir Penggunaan Auditorium Nurcholish Madjid (umu/01)

Tanggung Jawab

Semua Pengguna mempunyai tanggung jawab atas segala kegiatan yang berlangsung di Auditorium Nurcholish Madjid dengan pengawasan Bagian Umum yang ditunjuk.

Tujuan Dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dapat dibuat untuk mendukung kegiatan seluruh Civitas Akademika yang akan menggunakan fasilitas kendaraan operasional untuk melayani kegiatan kuliah umum, seminar, pelatihan, rapat atau keperluan rutin yang berkaitan dengan proses kerja dan acara Universitas Paramadina.

Definisi

3.1 Peminjam kendaraan dalam kebijakan ini adalah seluruh staf, dosen dan mahasiswa Universitas Paramadina yang secara pribadi maupun kelompok melakukan perjalanan dinas maupun pribadi.

3.2 Kendaraan operasional adalah kendaraan yang disediakan untuk mendukung proses kerja dan kegiatan Universitas Paramadina.

3.3 Perjalanan dinas adalah suatu perjalanan yang dilakukan oleh pegawai dari tempat kerja yaitu Universitas Paramadina ke suatu tempat di luar tempat kerja rutin untuk melaksanakan tugas dari Universitas Paramadina didalam kota maupun luar kota.

Syarat Penggunaan Kendaraan Operasional

Kepentingan Dinas

Civitas Akademika dapat menggunakan kendaraan operasional dengan kepentingan dinas dengan syarat sebagai berikut :

4.1 Menjadi peserta untuk menghadiri undangan seminar, pelatihan, konferensi, acara atau kegiatan yang telah disetujui oleh pimpinan dan telah mendapatkan surat tugas dari Universitas.

4.2 Menjadi pembicara suatu seminar nasional, internasional atau manegikuti program pendidikan yang berhubungan dengan program studi atau pekerjaan dan telah mendapat surat tugas dari Universitas.

4.3 Menjadi panitia dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh Universitas atau bagian dari kerjasama dengan pihak ketiga.

4.4 Menjadi peserta kegiatan pameran, kesenian dan kebudayaan, olah raga dalam rangka mempromosikan Universitas.

4.5 Kepentingan yang berkaitan dengan pekerjaan, seperti mengajar di kampus Paramadina Graduate School, transaksi perbankan, belanja kebutuhan Universitas, proses pengurusan akreditasi, sertifikat mengajar dan izin operasional kampus, serta mengurus program kegiatan pemerintah (DIKTI, KOPERTIS, KOPERTAIS).

4.6 Menjenguk staf yang sedang sakit, menikah, melahirkan dan meninggal dunia.

4.7 Kepentingan lain yang telah mendapat persetujuan pimpinan

Kepentingan Pribadi

Civitas Akademika yang diizinkan untuk meminjam kendaraan operasional dengan kepentingan pribadi adalah staf yang telah memiliki status karyawan tetap dan dosen tetap 40 (empat puluh jam) untuk keperluan pengobatan, pernikahan, sunatan, meninggal dunia dan kepentingan lain yan gtelah mendapat persetujuan pimpinan.

Prosedur Penggunaan Kendaraan Operasional

Kepentingan Dinas

5.1 Mengisi formulir peminjaman kendaraan operasional dengan No. UMU 02 yang ada di Bagian Umum dan melengkapi data dengan maksud penggunaan, tempat tujuan, hari, tanggal dan jam penggunaan.

5.2 Formulir yang telah diisi ditandatangani oleh peminjam dan diajukan ke Bagian Umum untuk didaftarkan pada jadwal pengantaran.

5.3 Formulir yang telah diisi ditandatangani oleh peminjam dan diketahui oleh atasan langsung.

5.4 Formulir yang telah ditandatangani oleh atasan langsung diajukan untuk mendapat persetujuan Manajer Umum.

5.5 Dalam suatu kondisi libur dan terdesak sehingga tidak bisa mengisi formulir dapat mengajukan peminjaman kendaraan operasional dengan persetujuan Manajer Umum.

5.6 Bagian Umum berhak menentukan prioritas pelayanan pengantaran berdasarkan tingkat kepentingan.

5.7 Bagian Umum mengutamakan penggunaan kendaraan operasional untuk melayani pengantaran dengan kepentingan dinas.

5.8 Tidak seluruh pengajuan peminjaman dapat dilayani oleh Bagian Umum dikarenakan keterbatasan jumlah kendaraan dan keterbatasan tenaga pengemudi. Oleh karena itu bagi pengajuan peminjaman yang tidak mendapat pelayanan pengantaran dapat mengajukan proses reimbursement.

Kepentingan Pribadi

Peminjaman pribadi kendaraan operasional Universitas diprioritaskan untuk menggunakan jasa pengemudi Universitas dan bertanggungjawab atas pembayaran lembur pengemudi tersebut kecuali peminjam dapat bertanggungjawab sepenuhnya atas semua resiko yang terjadi atas kendaraan tersebut.

5.2.1 Mengisi formulir peminjaman kendaraan operasional dengan No. UMU 02 yang ada di Bagian Umum dan melengkapi data dengan maksud penggunaan, tempat tujuan, hari, tanggal dan jam penggunaan.

5.2.2 Formulir yang telah diisi ditandatangani oleh pemimjam dan diajukan untuk mendapat persetujuan dari Manajer Umum.

5.2.3 Menyetujui rate lembur pengemudi yang telah ditetapkan SDM jika menggunakan jasa pengemudi.

5.2.4 Menyetujui surat pernyataan yang berisi pertanggungjawaban atas resiko yang terjadi pada kendaraan operasional yang dipinjam tanpa pengemudi.

5.2.5 Dalam suatu kondisi libur dan terdesak sehingga tidak bisa mengisi formulir dapat mengajukan peminjaman kendaraan operasional dengan persetujuan Manajer Umum.

5.2.6 Bagian Umum berhak menolak peminjaman kendaraan operasional dan mengutamakan pengantaran dengan kepentingan dinas.

5.2.7 Tidak seluruh pengajuan peminjaman dapat dilayani oleh Bagian Umum dikarenakan keterbatasan jumlah kendaraan ataupun prioritas kepentingan.


Prosedur Reimbursement

Bagian Umum akan mengganti biaya transportasi jika kendaraan operasioanal tidak dapat melayani pengantaran kepentingan dinas dengan syarat sebagai berikut:

Taksi

Mengajukan biaya perjalanan dengan melampirkan biaya taksi, karcis tol dan karcis parkir jika ada.

Mobil Pribadi

Melampirkan bon bensin, karcis tol, karcis parkir.

Motor Pribadi

Melampirkan bon bensin, karcis parkir.

Kendaraan Umum

Menuliskan ongkos kendaraan umum.

Travel

Melampirkan kwitansi travel

Bagian umum berhak menolak proses reimbursement jika persyaratan tidak lengkap dan rate yang diajukan melebihi ketentuan yang telah ditetapkan Bagian Umum.

Ketentuan Lain

Bagian Umum berhak membatalkan pemakaian kendaraan operasional jika dalam waktu 30 menit tidak ada konfirmasi atas penggunaan kendaraan.

Personal tools