ICT

From Wiki paramadina

Jump to: navigation, search

Source : http://www.igos.web.id/

Contents

PARAMADINA GO OPENSOURCE

Meningkatkan inovasi dan kreativitas bersama Indonesia, Go Open Source!

Semangat nasional dalam rangka memperkuat sistem teknologi informasi melalui pengembangan dan pemanfaatan Open Source Software (OSS) dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi global.

Inisiasi pemerintah yang didukung oleh institusi pendidikan, dunia bisnis dan komunitas untuk memanfaatkan OSS sebagai platform aplikasi piranti lunak di Indonesia yang diterjemahkan dalam program nasional untuk memperkuat infrastruktur teknologi informasi nasional.

Latar Belakang

  1. Open Source Software (OSS) merupakan salah satu issue global tentang Information Communication and Technology (ICT).
  2. Berlakunya undang-undang Hak Kekayaan Intelektual (HAKI), dimana diperlukan suatu tindakan nyata pemerintah dan masyarakat untuk mengatasi meningkatnya penggunaan perangkat lunak yang tidak legal.
  3. Adanya kesenjangan teknologi informasi antara negara berkembang dengan negara maju serta antar daerah, dimana Open Source Software (OSS) merupakan salah satu solusi sesuai dengan:
  • Kesepakatan World Summit on the Information Society (WSIS), Desember 2003 - pemerintah bersama swasta bekerja sama dalam pengembangan OSS dan free software.
  • Hasil kajian The United Nation Conference on Trade Development (UNCTAD) tahun 2003 - negara berkembang direkomendasikan untuk mengadopsi Free OSS.


Manfaat

Masyarakat Pengguna :

  1. Memberikan pilihan perangkat lunak yang terjangkau;
  2. Meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang teknologi informasi;
  3. Memperkecial kesenjangan teknologi informasi;
  4. Meningkatkan akses informasi masyarakat;
  5. Meningkatkan kreativitas dalam mengembangkan dan memanfaatkan teknologi informasi (kreativitas tidak dibatasi oleh software yang ada).

Industri pengembang :

  1. Meningkatkan pengembangan industri perangkat lunak nasional;
  2. Biaya rendah dalam memasuki industri perangkat lunak;
  3. Mengembangkan kemampuan sumber daya manusia bidang teknologi informasi;
  4. Pemindahan paradigma dari “IT import” ke “IT export”.


Pemerintah :

  1. Memperkecil biaya dan menghemat devisa dalam pembelian perangkat lunak;
  2. Menumbuhkan industri perangkat lunak dalam negeri sehingga dapat meningkakan inovasi bidang teknologi informasi;
  3. Memberi peluang untuk pengembangan perankat lunak dalam permasalahan lokal spesifi;
  4. Perusahan/institusi dapat lebih mengetahui business process dengan cara improvement/modifikas;
  5. Mengurangi permasalahan intellectual property right;
  6. Mempromosikan kompetisi bidang teknologi informasi;
  7. Meningkatkan keterbukaan dan faktor keamanan sistem.


Tujuan :

  1. Memperkecil kesenjangan teknologi informasi dengan memanfaatkan OSS baik tingkatan masyarakat di Indonesia maupun tingkatan global;
  2. Meningkatkan inovasi dan kreatifitasbidang teknologi informasi melalui pengembang perangkat lunak nasional;
  3. Mendorong, meningkatkan dan menciptakan program-program pemerintah bidang teknologi informasi skala nasional yang berdampak pada :
  4. Program pemerintah (percepatan program e-government);
  5. Ekonomi (penghematan devisa dalam pengadaan lisensi, stimulasi pengembangan industri Teknologi Informasi, peningkatan industri software dalam negeri);
  6. Sosial dan budaya (peningkatan jumlah pengguna komputer, pelatihan, akses informasi);
  7. Pendidikan (iptek; e-learning; e-library);
  8. Hankamnas (pertukaran informasi/traffcking lebih terlindungi).

KEBIJAKAN-KEBIJAKAN

Kebijakan Perencanaan Kapasitas

Universitas perlu memiliki kebijakan dan prosedur perencanaan kapasitas untuk dapat memastikan bahwa perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan Universitas telah sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis dan mengantisipasi perkembangan usaha Universitas. Tanpa perencanaan kapasitas yang baik, Universitas dapat menghadapi risiko kekurangan atau bahkan pemborosan sumber daya TI. Perencanaan kapasitas hendaknya disusun untuk jangka waktu cukup panjang dan untuk mengakomodir perubahan yang ada.

Kebijakan Pengamanan Informasi

Manajemen Universitas harus menetapkan kebijakan dan memiliki komitmen yang tinggi terhadap pengamanan informasi. Kebijakan tersebut harus dikomunikasikan secara berkala kepada seluruh pegawai Universitas dan pihak eksternal yang terkait. Disamping itu dilakukan evaluasi secara berkala dan apabila terdapat perubahan penting. Kebijakan tentang pengamanan informasi harus mencakup sekurang-kurangnya:

  1. Tujuan pengamanan informasi yang sekurang-kurangnya meliputi pengelolaan aset, sumber daya manusia, pengamanan fisik, pengamanan logic (logical security), pengamanan operasional TI, penanganan insiden pengamanan informasi, dan pengamanan informasi dalam pengembangan sistem;
  2. Komitmen manajemen terhadap pengamanan informasi sejalan dengan strategi dan tujuan bisnis;
  3. Kerangka acuan dalam menetapkan pengendalian melalui pelaksanaan manajemen risiko Universitas;
  4. Prinsip dan standar pengamanan informasi, termasuk kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku, pelatihan dan peningkatan kesadaran atas pentingnya pengamanan informasi (security awareness program), rencana kelangsungan bisnis dan sanksi atas pelanggaran;
  5. Tugas dan tanggung jawab pihak-pihak dalam pengamanan informasi;
  6. Dokumen atau ketentuan lain yang mendukung kebijakan pengamanan informasi.


Kebijakan Manajemen Resiko Jaringan

Universitas harus melakukan identifikasi kemungkinan yang akan terjadi, mengukur dampak yang mungkin ditimbulkan, dan melakukan upaya-upaya untuk mengelola risiko penggunaan jaringan komunikasi. Berdasarkan hasil pengukuran yang telah dilakukan atas risiko yang signifikan, maka Universitas harus menerapkan pengendalian yang memadai. Universitas juga harus senantiasa memantau apakah seluruh risiko yang signifikan tersebut telah ditangani dengan baik.

  • Identifikasi Resiko:

Penggunaan teknologi jaringan komunikasi memberikan berbagai kemudahan dan manfaat bagi Universitas, namun demikian, perlu diperhatikan risiko-risiko yang mungkin timbul, antara lain:

  1. Kehilangan data/informasi;
  2. Kehilangan integritas data/informasi;
  3. Tidak lengkapnya data/informasi yang ditransmisikan;
  4. Hilangnya kerahasiaan informasi;
  5. Tidak tersedianya jaringan komunikasi akibat gangguan atau bencana;
  6. Kehilangan/kerusakan perangkat jaringan komunikasi.
  • Pengendalian Risiko

Dalam mengendalikan risiko pada jaringan komunikasi, Universitas harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

  1. Desain Jaringan Komunikasi

Jaringan komunikasi harus didesain sedemikian rupa sehingga efisien tetapi juga dinamis untuk mengantisipasi pengembangan di masa yang akan datang. Pada tahap ini, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

Kebijakan Pengelolaan Konfigurasi Perangkat Keras & Perangkat Lunak

A.Universitas Paramadina harus menetapkan prosedur terkait:

  • Proses instalasi perangkat keras dan perangkat lunak;
  • Pengaturan parameter (hardening) perangkat keras dan perangkat lunak;
  • Inventarisasi dan pengkinian informasi perangkat keras dan perangkat lunak, perangkat jaringan, media penyimpan dan perangkat pendukung lainnya yang terdapat di Data Center.


B. Inventarisasi yang dilakukan meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Perangkat keras:

Inventarisasi perangkat keras harus dilakukan secara menyeluruh termasuk inventarisasi terhadap perangkat keras yang dimiliki oleh pihak lain tetapi berada di Universitas. Informasi yang penting antara lain nama vendor dan model, tanggal pembelian dan instalasi, kapasitas processor, memori utama, kapasitas penyimpanan, sistem operasi, fungsi, dan lokasi.

2. Perangkat lunak:

Universitas Paramadina harus melakukan inventarisasi atas informasi mengenai nama dan jenis perangkat lunak (sistem operasi, sistem aplikasi, atau sistem utilitas . Informasi lain yang harus dicakup dalam inventarisasi perangkat lunak meliputi nama pembuat atau vendor, tanggal instalasi, nomor versi dan keluaran (release), pemilik perangkat lunak, setting parameter dan service yang aktif, jumlah lisensi yang dimiliki, jumlah yang di-install dan jumlah user.

3. Perangkat jaringan:

Infrastruktur jaringan merupakan hal yang penting bagi operasional Universitas, sehingga manajemen harus mendokumentasikan secara lengkap konfigurasi jaringan. Informasi yang harus dicakup antara lain:

  • Diagram jaringan;
  • Identifikasi seluruh koneksi intern dan ekstern Universitas;
  • Daftar dan kapasitas peralatan jaringan seperti switch, router, hub, gateway, firewall, dll;
  • Identifikasi vendor telekomunikasi antara intern Universitas, Universitas dengan pihak lain,dan dengan internet;
  • Rencana perluasan dan perubahan konfigurasi jaringan;
  • Gambaran sistem pengamanan jaringan.


4. Media penyimpan:

Informasi yang diperlukan dalam inventarisasi media penyimpan antara lain jenis dan kapasitas, lokasi penyimpanan baik on-site maupun off-site, tipe dan klasifikasi data yang disimpan, source system serta frekuensi dan masa retensi backup.

5. Perangkat pendukung Data Center:

Univeristas Paramadina harus menginventarisasi perangkat pendukung Data Center antara lain UPS dan power control, fire detection and extinguisher, air conditioning, pengukur suhu dan kelembaban udara.


Kebijakan Pemeliharaan Perangkat Keras & Perangkat Lunak

A. Perawatan Perangkat Keras dan Fasilitas Data Center

Perawatan preventif secara berkala terhadap peralatan TI perlu dilakukan untuk meminimalkan kegagalan pengoperasian peralatan tersebut dan untuk mendeteksi secara dini permasalahan yang potensial. Untuk itu Universitas perlu memiliki kontrak perawatan dengan vendor guna memastikan ketersediaan dukungan perawatan dari vendor jika seandainya perangkat tersebut mempunyai kontrak perjanjian dengan pihak vendor. Semua perawatan yang dilakukan hendaknya didasarkan jadwal yang telah ditetapkan, di dokumentasikan pada suatu log dan dilakukan review secara berkala.

B. Pengamanan Fisik dan Pengendalian Lingkungan Data Center

  • Pengendalian Akses Fisik Pusat Data (Data Center):

Akses fisik ke Data Center harus dibatasi dan dikendalikan dengan baik. Pintu Data Center harus selalu terkunci. Ruang Data Center tidak boleh diberi label atau papan petunjuk (signing board) sehingga orang mudah mengenalinya. Universitas harus memiliki logbook untuk mencatat tamu yang memasuki Data Center.

  • Pengendalian Lingkungan Pusat Data:

Kondisi lingkungan pemrosesan TI yang tidak sesuai standar dapat menimbulkan gangguan pada operasi TI. Oleh karenanya, manajemen harus melakukan antara lain:

  1. Mengawasi dan memantau faktor lingkungan data center, antara lain mencakup: sumber listrik, api, air, suhu, kelembaban udara. Pengendalian lingkungan yang dapat diterapkan antara lain: penggunaan UPS (Uninterruptible Power Supply), raised floor (lantai yang ditinggikan), pengaturan suhu dan kelembaban udara (AC, termometer, dan hidrometer), pendeteksi asap/api/panas, sistem pemadaman api, dan kamera CCTV.
  2. Memastikan tersedianya sumber listrik yang cukup, stabil, dan tersedianya sumber alternatif untuk mengantisipasi tidak berfungsinya sumber listrik utama. Untuk mengantisipasi putusnya arus listrik sewaktu-waktu, Universitas perlu memastikan pengatur voltase listrik, UPS dan generator listrik dapat bekerja dengan baik pada saat diperlukan. Universitas juga harus menggunakan metode pemindahan secara otomasi (automatic switching) jika terjadi gangguan pada salah satu sumber listrik untuk menjaga pasokan listrik yang sesuai dengan kebutuhan peralatan.
  3. Memastikan Data Center memiliki detektor api dan asap serta pipa pembuangan air. Selanjutnya, Universitas harus menyediakan sistem pemadam api yang memadai, baik yang dapat beroperasi secara otomatis maupun dioperasikan secara manual. Zat pemadam api dan sistem yang digunakan harus memperhatikan keamanan terhadap peralatan Data Center.
  4. Menggunakan lantai yang ditinggikan (raised floor) untuk mengamankan sistem perkabelan dan menghindari efek grounding di Data Center.
  • Kinerja Perangkat Keras dan Perangkat Lunak:

Pemantauan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak minimal dilakukan setiap hari untuk memastikan seluruh perangkat tersebut beroperasi sebagaimana mestinya, misalnya server tetap dalam keadaan menyala, kapasitas database dan utilitas server tidak melampaui limit, dan fasilitas pendukung berfungsi dengan baik.


Kebijakan Penghapusan Perangkat Keras & Perangkat Lunak (Disposal)

Disposal meliputi penghapusan perangkat lunak, perangkat keras, dan data yang sudah tidak digunakan lagi atau yang masa retensinya telah habis. Source code versi lama yang sudah tidak dipakai lagi harus disimpan dengan indikasi yang jelas mengenai tanggal, waktu dan informasi lain ketika digantikan dengan source code versi terbaru. Kegiatan yang dilakukan meliputi antara lain:

  1. Memindahkan data dari sistem produksi ke media backup dengan mekanisme sesuai prosedur, termasuk prosedur uji coba dan backup;
  2. Menyimpan dokumentasi sistem sebagai persiapan jika diperlukan untuk menginstall ulang suatu sistem ke server produksi;
  3. Mengelola arsip data sesuai masa retensi;
  4. Menghancurkan data yang habis masa retensinya.


Kebijakan & Penggunaan Email

A. Ringkasan Kebijakan

  • Universitas Paramadina telah menetapkan sebuah Kebijakan E-mail (Komunikasi Elektronik) yang mengandung unsur-unsur utama sebagai berikut:
  1. Akses ke sistem e-mail universitas hanya disediakan untuk mereka yang menunjukkan bahwa memang perlu memilikinya.
  2. Sistem e-mail universitas hanya boleh digunakan untuk keperluan civitas akademik yang sah, dengan penggunaan sesekali untuk pesan-pesan pribadi yang hanya kadang-kadang dan tidak terlalu sering.
  3. Pegawai, dosen , mahasiswa yang berwenang akan, dari waktu ke waktu dan tanpa pemeberitahuan terlebih dahulu kepada pengguna e-mail, memantau dan meninjau isi e-mail dan transmisi data lain dengan tujuan menjamin keamanan sistem, kelancaran fungsi sistem, persiapan baik dan partisipasi dalam proses hukum, dan pematuhan terhadap kebijakan ini kebijakan satuan operasi lain.
  4. Kegiatan-kegiatan sebagai berikut tidak boleh dilakukan:
  • Usaha apapun untuk mendapatkan akses tanpa izin ke file atau fasilitas e-mail
  • Merusak atau mengganggu sistem e-mail dalam cara apapun
  • Kegiatan apapun yang ilegal atau bertentangan dengan kebijakan-kebijakan perusahaan (misalnya berjudi, penawaran tanpa izin, pelecehan dalam bentuk apapun, atau pengungkapan ilegal informasi universitas)
  • Pelanggaran terhadap Kebijakan E-mail akan mengakibatkan sanksi yang sesuai terhadap pegawai.

B. Pertimbangan-pertimbangan dalam penggunaan E-mail.

  • E-mail adalah sarana komunikasi yang sangat berharga; namun, hal-hal berikut harus dipertimbangkan:
  1. E-mail dapat dengan mudah di-forward kepada banyak orang lain.
  2. Komunikasi dapat diubah oleh seseorang penerima email, dan di forward dalam bentuk yang sudah diubah.
  3. Sangat mudah untuk membuat kesalahan dalam menulis alamat E-mail.
  4. Komunikasi E-mail dapat menjadi catatan permanen.
  5. Men-delete pesan dari mailbox tidak menjamin bahwa pesan itu hilang.
  6. Komunikasi-komunikasi dapat dilacak dan diambil menggunakan kata-kata kunci dalam pesan, atau dengan nama pengirim atau penerima pesan.


C. Pedoman.

  • Pedoman-pedoman berikut berlaku untuk komunikasi apapun, dan terutama sangat penting dalam hal e-mail.
  1. Gunakan bahasa yang jelas, sederhana dan tidak bermakna-ganda.
  2. Baca dan sunting komunikasi anda sebelum dikirim.
  3. Anda harus berasumsi bahwa atasan anda, pegawai Bagian Sumber Daya Manusia, dan staf hukum universitas membaca semua pesan-pesan anda. Apapun yang anda tidak ingin mereka baca, jangan anda tulis.
  4. Hindari sarkasme dan gosip, dan jangan salurkan rasa frustrasi anda, jangan nyatakan rasa permusuhan anda melalui e-mail.
  5. Jangan sekali-kali mengirim lelucon-lelucon jorok, atau bahan-bahan lain yang mungkin ofensif.
  6. Jangan gunakan kata-kata yang dapat diartikan sebagai suatu ancaman.
  7. Anda harus sangat berhati-hati dalam mengirim informasi paten univeristas melalui e-mail. Informasi seperti ini kalau perlu harus di-enkripsi.
  8. Kalau anda menggunakan Internet, anda harus berasumsi bahwa pesan adalah suatu ekspor, dan harus memenuhi prosedur notifikasi ekspor.
  9. Jangan mem-forward pesan yang dapat membuat sistem macet seperti lelucon-lelucon dari Internet/World Wide Web dan/atau surat-surat berantai.


Kebijakan Penggunaan Lab. Komputer

  1. Universitas perlu memiliki kebijakan dan prosedur penggunaan Laboratorium Komputer untuk dapat memastikan bahwa penggunaan Laboratorium Komputer yang digunakan Universitas telah sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis.
  2. Waktu penggunaan Laboratorium komputer disesuaikan dengan jadwal perkuliahan / praktikum yang dibuat oleh Direktorat Akademik.
  3. Waktu penggunaan Laboratorium komputer sampai dengan pukul 19.00 WIB.
  4. Penggunaan waktu Laboratorium komputer diluar jam yang telah ditentukan harus mendapatkan izin tertulis Staf IT (Koordinator Laboratorium Komputer), dengan tembusan petugas keamanan Universitas.
  5. Penggunaan Laboratorium Komputer pada saat libur kuliah baik itu libur semester maupun libur untuk menghadapi Ujian Akhir Semester (UAS) tidak dapat dipergunakan.
  6. Pengguna ruangan Laboratorium Komputer diwajibkan menjaga kebersihan dan kerapian ruangan.
  7. Pengguna ruangan Laboratorium Komputer tidak dibenarkan membawa / mengkonsumsi makanan dan minuman atau merokok di dalam Laboratorium Komputer.
  8. Pengguna ruangan Laboratorium Komputer tidak dibenarkan membawa senjata tajam, senjata api serta barang terlarang lainnya.
  9. Pengguna ruangan Laboratorium Komputer tidak dibenarkan untuk memindahkan, menggantikan, memperbaiki atau mengubah komponen-komponen komputer yang ada diruangan Laboratorium Komputer.
  10. Pengguna ruangan Laboratorium Komputer tidak dibenarkan merubah konfigurasi komputer / menginstal program lain.
  11. Pengguna ruangan Laboratorium Komputer tidak dibenarkan merubah konfigurasi terhadap setting workstation yang ada yang berkaitan dengan jaringan komputer maupun filesystem workstation itu sendiri.
  12. Pengguna ruangan Laboratorium Komputer tidak dibenarkan menggunakan fasilitas komputer untuk kegiatan yang non-produktif atau diluar kepentingan akademik.
  13. Pemasangan komputer pribadi beserta komponen-komponen lainnya hanya dapat dilakukan atas seizin Staf IT (Koordinator Laboratorium Komputer) dengan tetap memperhatikan pada point-point sebelumnya.
  14. Pengguna fasilitas komputer tidak dibenarkan untuk menyimpan dokumen / data / file pribadi pada hardisk lokal.
  15. Staf IT (Koordinator Laboratorium Komputer) tidak bertanggung jawab terhadap keberadaan dokumen / data / file pada ruangan Laboratorium Komputer.
  16. Permintaan instalasi aplikasi dari enduser dapat dilakukan minimal 2 (dua) minggu sebelum perkuliahan semester dimulai. Jika aplikasi di minta untuk di install ketika perkuliahan semester telah dijalankan maka Staf IT tidak akan melayani permintaan tersebut.
  17. Untuk permintaan instalasi aplikasi yang tidak berlisensi, pemohon harus membuat DISCLAIMER yang diketahui dan disetujui oleh DRAR dan DROK.

Kebijakan Penanganan Kejadian (permasalahan)

Tanpa prosedur penanganan kejadian/permasalahan yang baik, Universitas dapat menghadapi risiko finansial, operasional, dan reputasi dari permasalahan yang timbul. Prosedur penanganan kejadian/permasalahan harus mencakup perangkat keras, system operasi, sistem aplikasi, perangkat jaringan, dan peralatan keamanan.

Universitas wajib memelihara sarana yang diperlukan untuk menangani permasalahan antara lain:

A. Helpdesk

Fungsi helpdesk harus dimiliki oleh Universitas agar Universitas cepat tanggap terhada permasalahan yang dihadapi oleh seluruh pengguna (user) di Universitas dan menanganinya segera. Universitas akan menghadapi risiko jika tidak memiliki prosedur helpdesk yang memadai yaitu tidak dapat dipastikannya bahwa pengguna senantiasa memiliki tempat bertanya dan memperoleh jawaban dan solusi atas permasalahan-permasalahan yang dihadapi. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi helpdesk adalah:

  • Tersedianya dokumentasi permasalahan yang lengkap.

Dokumentasi permasalahan harus mencakup data user, penjelasan masalah, dampak pada sistem (platform, aplikasi atau lainnya), kode prioritas, status resolusi saat ini, pihak yang bertanggung jawab terhadap resolusi, akar permasalahan (jika teridentifikasi), target waktu resolusi, dan field komentar untuk mencatat kontak pengguna dan informasi relevan lainnya.

  • Sistem helpdesk yang berbasis pengetahuan.

Universitas perlu menggunakan sistem yang berbasis pengetahuan untuk memberikan dukungan kepada staf helpdesk tentang alternatif solusi permasalahan yang umum terjadi.

B. Penanganan penggunaan Power User

Power user adalah user id yang memiliki kewenangan sangat luas. Dalam rangka penanganan permasalahan, Universitas wajib menetapkan prosedur penanganan power user agar penggunaanya tidak disalahgunakan. Prosedur tersebut antara lain mengatur tentang hal-hal berikut ini:

  1. Penetapan siapa saja yang memiliki hak akses power user termasuk penerapan dual custody (pemecahan password kepada lebih dari 1 orang);
  2. Prosedur penyimpanan password power user;
  3. Prosedur penggantian password power user secara berkala;
  4. Pendokumentasian penggunaan power user dalam bentuk berita acara.


Kebijakan & Penggunaan Fax Server

Universitas Paramadina telah menetapkan sebuah Kebijakan penggunaan Fax Server yang mengandung unsur-unsur utama sebagai berikut:

  • Akses ke sistem fax server universitas hanya disediakan untuk mereka yang menunjukkan bahwa memang perlu memilikinya.
  • Sistem fax server universitas hanya boleh digunakan untuk keperluan civitas akademik yang sah, dengan penggunaan sesekali untuk pesan-pesan pribadi yang hanya kadang-kadang dan tidak terlalu sering.
  • Kegiatan-kegiatan sebagai berikut tidak boleh dilakukan:
  1. Merusak atau mengganggu sistem fax server dalam cara apapun
  2. Kegiatan apapun yang ilegal atau bertentangan dengan kebijakan-kebijakan perusahaan (misalnya berjudi, penawaran tanpa izin, pelecehan dalam bentuk apapun, atau pengungkapan ilegal informasi universitas)
  • Pegawai, dosen yang berwenang akan, dari waktu ke waktu dan tanpa pemeberitahuan terlebih dahulu kepada pengguna fax server, memantau dan meninjau isi fax dan transmisi data lain dengan tujuan menjamin keamanan sistem, kelancaran fungsi sistem, persiapan baik dan partisipasi dalam proses hukum, dan pematuhan terhadap kebijakan ini kebijakan satuan operasi lain.

Pelanggaran terhadap Kebijakan penggunaan fax server akan mengakibatkan sanksi yang sesuai terhadap pegawai.

PROSEDUR-PROSEDUR

Prosedur Pembuatan Email Staf dan Dosen

Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam pembuatan akun email untuk staf dan dosen di Univeristas Paramadina. Prosedur pembuatan email ini diperuntukkan bagi seluruh staf dan dosen yang masih aktif dan terdaftar di HRD Universitas Paramadina. Prosedur ini meliputi tata cara alur dalam pembuatan email akun staf dan dosen Universitas Paramadina.

Definisi

  • Bagian HRD : adalah seluruh pegawai HRD Universitas Paramadina
  • Divisi TI : adalah seluruh pegawai TI Universitas Paramadina.

Diagram Alur

Teks Prosedural

Dalam pembuatan email akun staf dan dosen di Univeristas Paramadina, dimulai dari bagian HRD dengan mensubmit ticket di sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau mengirim email ke div.it@paramadina.ac.id. HRD diwajibkan melampirkan data-data staf dan dosen yang akan di masukkan ke dalam sistem mail server sebagai data pendukung. Adapun data yang diperlukan yaitu :

  1. Nama lengkap
  2. NIP
  3. Program Studi / Bagian

Tanggung Jawab

  • Bagian HRD

Mensubmit ticket ke sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau mengirim email ke div.it@paramadina.ac.id

  • Divisi TI

Mengecek sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau cek email di mail.paramadina.ac.id dan mengeksekusi pembuatan email akun.

Prosedur Pembuatan Email Dosen LB

Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam pembuatan akun email untuk dosen Luar Biasa (LB) di Univeristas Paramadina. Prosedur pembuatan email ini diperuntukkan bagi seluruh dosen Luar Biasa (LB) yang masih aktif dan terdaftar di HRD Universitas Paramadina. Prosedur ini meliputi tata cara alur dalam pembuatan email akun dosen Luar Biasa (LB) Universitas Paramadina.

Definisi

  • Bagian HRD : adalah seluruh pegawai HRD Universitas Paramadina
  • Divisi TI : adalah seluruh pegawai TI Universitas Paramadina.

Diagram Alur

Teks Prosedural

Dalam pembuatan email akun dosen Luar Biasa (LB) di Univeristas Paramadina, dimulai dari bagian HRD dengan mensubmit ticket di sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau mengirim email ke div.it@paramadina.ac.id. HRD diwajibkan melampirkan data-data dosen Luar Biasa (LB) yang akan di masukkan ke dalam sistem mail server sebagai data pendukung. Adapun data yang diperlukan yaitu :

  1. Nama lengkap
  2. NIDN
  3. Program Studi / Bagian

Tanggung Jawab

  • Bagian HRD

Mensubmit ticket ke sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau mengirim email ke div.it@paramadina.ac.id

  • Divisi TI

Mengecek sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau cek email di mail.paramadina.ac.id dan mengeksekusi pembuatan email akun.

Prosedur Pembuatan Email Mahasiswa Baru

Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam pembuatan akun email untuk mahasiswa di Univeristas Paramadina. Prosedur pembuatan email ini diperuntukkan bagi seluruh mahasiswa baru yang terdaftar dalam kalender akademik atau bagian Akademik Universitas Paramadina. Prosedur ini meliputi tata cara alur dalam pembuatan email akun mahasiswa baru Universitas Paramadina.


Definisi

  • Bagian Akademik : adalah seluruh pegawai Akademik Universitas Paramadina
  • Divisi TI : adalah seluruh pegawai TI Universitas Paramadina.


Diagram Alur

Teks Prosedural

Dalam pembuatan email akun mahasiswa baru di Univeristas Paramadina, dimulai dari bagian Akademik dengan mensubmit data mahasiswa baru di ticket dalam sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau mengirim email data mahasiswa baru ke div.it@paramadina.ac.id. Bagian Akademik diwajibkan melampirkan data mahasiswa baru yang akan di masukkan ke dalam sistem mail server sebagai data pendukung. Adapun data yang diperlukan yaitu :

  1. Nama lengkap
  2. NIM
  3. Program Studi


Tanggung Jawab

  • Bagian Akademik

Mensubmit data mahasiswa baru ke sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau mengirim email ke div.it@paramadina.ac.id

  • Divisi TI

Mengecek sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau cek email di mail.paramadina.ac.id dan mengeksekusi pembuatan email akun.


Prosedur Penghapusan Email Staf dan Dosen

Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam penghapusan akun email untuk staf dan dosen di Univeristas Paramadina. Prosedur penghapusan email ini diperuntukkan bagi seluruh staf dan dosen yang sudah tidak aktif dan tidak terdaftar di HRD Universitas Paramadina. Prosedur ini meliputi tata cara alur dalam penghapusan email akun staf dan dosen Universitas Paramadina.


Definisi

  • Bagian HRD : adalah seluruh pegawai HRD Universitas Paramadina
  • Divisi TI : adalah seluruh pegawai TI Universitas Paramadina.


Diagram Alur

Teks Prosedural

Dalam penghapusan email akun staf dan dosen di Univeristas Paramadina, dimulai dari bagian HRD dengan mensubmit ticket di sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau mengirim email ke div.it@paramadina.ac.id. HRD diwajibkan melampirkan data-data staf dan dosen yang akan dihapus dalam sistem mail server sebagai data pendukung. Adapun data yang diperlukan yaitu :

  1. Nama lengkap
  2. NIP
  3. Program Studi / Bagian


Tanggung Jawab

  • Bagian HRD

Mensubmit ticket ke sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau mengirim email ke div.it@paramadina.ac.id

  • Divisi TI

Mengecek sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau cek email di mail.paramadina.ac.id dan mengeksekusi penghapusan email akun.


Prosedur Penghapusan Email Dosen Luar Biasa

Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam pembuatan akun email untuk dosen Luar Biasa (LB) di Univeristas Paramadina. Prosedur penghapusan email ini diperuntukkan bagi seluruh dosen Luar Biasa (LB) yang sudah tidak aktif dan tidak terdaftar di HRD Universitas Paramadina. Prosedur ini meliputi tata cara alur dalam penghapusan email akun dosen Luar Biasa (LB) Universitas Paramadina.


Definisi

  • Bagian HRD : adalah seluruh pegawai HRD Universitas Paramadina
  • Divisi TI : adalah seluruh pegawai TI Universitas Paramadina.


Diagram Alur

Teks Prosedural

Dalam penghapusan email akun dosen Luar Biasa (LB) di Univeristas Paramadina, dimulai dari bagian HRD dengan mensubmit ticket di sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau mengirim email ke div.it@paramadina.ac.id. HRD diwajibkan melampirkan data-data dosen Luar Biasa (LB) yang akan dihapus didalam sistem mail server sebagai data pendukung. Adapun data yang diperlukan yaitu :

  1. Nama lengkap
  2. NIDN
  3. Program Studi / Bagian


Tanggung Jawab

  • Bagian HRD

Mensubmit ticket ke sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau mengirim email ke div.it@paramadina.ac.id

  • Divisi TI

Mengecek sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau cek email di mail.paramadina.ac.id dan mengeksekusi penghapusan email akun.


Prosedur Penghapusan Email Mahasiswa

Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam penghapusan akun email untuk mahasiswa di Univeristas Paramadina. Prosedur penghapusan email ini diperuntukkan bagi seluruh mahasiswa yang tidak terdaftar dalam kalender akademik atau bagian Akademik Universitas Paramadina. Prosedur ini meliputi tata cara alur dalam pembuatan email akun mahasiswa baru Universitas Paramadina.


Definisi

  • Bagian Akademik : adalah seluruh pegawai Akademik Universitas Paramadina
  • Divisi TI : adalah seluruh pegawai TI Universitas Paramadina.


Diagram Alur

Teks Prosedural

Dalam penghapusan email akun mahasiswa baru di Univeristas Paramadina, dimulai dari bagian Akademik dengan mensubmit data mahasiswa yang sudah tidak terdaftar dalam kalender akademik atau bagian Akademik di ticket dalam sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau mengirim email data mahasiswa ke div.it@paramadina.ac.id. Bagian Akademik diwajibkan melampirkan data mahasiswa baru yang akan dihapus didalam sistem mail server sebagai data pendukung. Adapun data yang diperlukan yaitu :

  1. Nama lengkap
  2. NIM
  3. Program Studi


Tanggung Jawab

  • Bagian Akademik

Mensubmit data mahasiswa baru ke sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau mengirim email ke div.it@paramadina.ac.id

  • Divisi TI

Mengecek sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id atau cek email di mail.paramadina.ac.id dan mengeksekusi pengahpusan email akun.


Prosedur Pengadaan Proyek/Kegiatan TI

Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam pengusulan suatu proyek / kegiatan TI di Univeristas Paramadina. Prosedur usulan proyek ini diperuntukkan bagi setiap divisi / bagian / program studi. Prosedur ini meliputi tata cara alur dalam pengusulan suatu proyek / kegiatan TI.


Definisi

  • Direktorat : adalah seluruh bagian / divisi / program studi termasuk di dalamnya, dosen dan staf administrasi.
  • Rektorat : adalah seluruh Deputi Rektor universitas dan Rektor yang ikut dalam diskusi dan pengesahan suatu proyek.
  • Divisi TI : adalah seluruh pegawai TI Universitas.
  • Vendor : adalah seluruh vendor yang terdaftar dalam pelelangan proyek.
  • Bagian Keuangan : adalah bagian yang melakukan approval khususnya Manager.
  • Yayasan : adalah bagian yang melakukan approval khususnya ketua Yayasan.


Diagram Alur

Teks Prosedural

Pada usulan pengadaan proyek / kegiatan TI di lingkungan Universitas Paramadina dimulai dari bagian atau unit dengan menyusun Rencana Kerja Anggaran (RKA) serta juga dapat melampiri Term of Reference (TOR). Setelah itu Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Term of Reference (TOR) diidentifikasi kebutuhan TI dan mengkompilasi RKA dan TOR tersebut. Kemudian pada Bagian Rektorat dilakukan pembahasan dan pengesahan. Pembahasan tersebut bertujuan untuk berkonsultasi kepada Div TI mengenai kesesuaian dengan IT Blue Print serta kesanggupan pengembangan proyek / kegiatan TI.

  1. Jika menyanggupi, Div TI boleh membentuk Tim proyek dan juga menentukan keperluan biaya untuk pengembangan.
  2. Jika tidak menyanggupi, Div TI langsung membentuk Tim proyek dan juga melakukan lelang kepada vendor. Setelah itu vendor dapat menentukan anggaran yang diperlukan untuk pengembangan tersebut.

Setelah Div TI maupun vendor yang akan mengembangkan dan telah menentukan anggaran, RKA dan TOR tersebut harus di approve oleh Bagian Keuangan apakah anggaran memadai atau tidak. Jika memadai, anggaran, RKA dan TOR harus di approve juga oleh Yayasan. Tahap akhir yaitu RKA maupun TOR yang telah di approve oleh Yayasan, Rektorat harus melakukan sosialisasi terhadap seluruh bagian-bagian atau unit yang telah mengajukan RKA dan TOR.


Tanggung Jawab

  • Direktorat / bagian / divisi / program studi

Menyusun Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Term of Reference (TOR)

  • Deputi Rektor Operasional & Keuangan (DROK)

Mengidentifikasi dan mengkompilasi Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Term of Reference (TOR)

  • Rektorat

Approval proyek

  • Divisi TI

Mencocokkan IT Blueprint, mencari vendor, melakukan pelelangan dan terlibat dalam pengembangan proyek.

  • Vendor

Mengembangkan kebutuhan TI universitas

  • Bagian Keuangan (Manager)

Approval anggaran

  • Yayasan (Ketua)

Approval Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Term of Reference (TOR)


Prosedur Pengadaan Proyek/Kegiatan TI (Div.IT)

Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam pengembangan suatu proyek / kegiatan TI di Univeristas Paramadina. Prosedur pengembangan proyek ini diperuntukkan bagi setiap divisi / bagian / program studi dengan Divisi TI yang mengembangkan suatu proyek. Prosedur ini meliputi tata cara alur dalam pengembangan suatu proyek / kegiatan TI.

Definisi

  • Direktorat : adalah seluruh bagian / divisi / program studi termasuk di dalamnya, dosen dan staf administrasi.
  • Divisi TI : adalah seluruh pegawai TI Universitas.

Diagram Alur

Teks Prosedural

Pada bagian pengusul proyek yaitu bagian Direktorat mengumpulkan requirements dan menyerahkan kepada Div TI sebagai pengembang proyek / kegiatan TI. Selanjutnya requirements tersebut di diskusikan apakah sudah sesuai dengan IT Blue Print, jika sudah sesuai proyek / kegiatan TI yang diusulkan baru dapat dikembangkan.

Tanggung Jawab

  • Direktorat / bagian / divisi / program studi

Menyusun Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Term of Reference (TOR).

  • Divisi TI

Mencocokkan IT Blueprint, pembentukan tim dalam pengembangan proyek dan pengembangan proyek


Prosedur Pengadaan Proyek/Kegiatan TI (Vendor)

Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam pengembangan suatu proyek / kegiatan TI di Univeristas Paramadina. Prosedur usulan proyek ini diperuntukkan bagi setiap divisi / bagian / program studi dengan vendor yang mengembangkan. Prosedur ini meliputi tata cara alur dalam pengembangan suatu proyek / kegiatan TI.

Definisi

  • Direktorat : adalah seluruh bagian / divisi / program studi termasuk di dalamnya, dosen dan staf administrasi.
  • Divisi TI : adalah seluruh pegawai TI Universitas.
  • Vendor : adalah seluruh vendor yang terdaftar dalam pelelangan proyek.

Diagram Alur

Teks Prosedural

Di dalam SOP pengembangan proyek-proyek / kegiatan TI melibatkan vendor (outsource), yang terlibat dalam di dalam implementasi proyek tersebut yaitu vendor, bagian Div TI dan bagian yang mengusulkan proyek / kegiatan TI. Pada bagian vendor sebagai pengembang proyek / kegiatan TI mengumpulkan requirements dan menyerahkan kepada Div TI untuk dikonsultasikan mengenai kesesuaian IT Blue Print Universitas Paramadina. Selanjutnya requirements tersebut di diskusikan apakah sudah sesuai dengan IT Blue Print ? dan juga pembentukan tim proyek sebagai pendamping terhadap bagian / unit yang mnegusulkan proyek / kegiatan TI. Jika Requirements sesuai dengan IT Blue Print, proyek / kegiatan TI yang diusulkan baru dapat dikembangkan oleh vendor sebagai pengembang.

Tanggung Jawab

  • Direktorat / bagian / divisi / program studi

Menyusun Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Term of Reference (TOR).

  • Divisi TI

Mencocokkan IT Blueprint, pembentukan tim dalam pengembangan proyek dan pengembangan proyek

  • Vendor

Mengembangkan kebutuhan TI universitas


Prosedur Penanganan Masalah Terhadap TI (Submit Ticket)

Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam penanganan masalah terhadap Teknologi Informasi (Ticket) di Univeristas Paramadina. Prosedur penanganan masalah ini diperuntukkan bagi setiap divisi / bagian / program studi. Prosedur ini meliputi tata cara alur dalam penanganan masalah terhadap Teknologi Informasi.

Definisi

  • Direktorat : adalah seluruh bagian / divisi / program studi termasuk di dalamnya, dosen dan staf administrasi.
  • Divisi TI : adalah seluruh pegawai TI Universitas.


Diagram Alur

Teks Prosedural

Dalam penanganan masalah terhadap Teknologi Informasi (Ticket) di Univeristas Paramadina, dimulai dari Direktorat, Program studi dan bagian-bagian atau unit dengan mensubmit ticket di sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id. Jika penanganan masalah dapat di lakukan Remote Desktop, Div TI dapat menangani masalah secara remote desktop dari system. Jika tidak dapat dilakukan secara Remote Desktop, Div.TI akan menanagani permasalahan dengan mendatangi ke Tempat Kejadian Perkara (TKP).

Tanggung Jawab

  • Direktorat / bagian / divisi / program studi

Mensubmit ticket ke sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id

  • Divisi TI

Mengecek sistem http://helpdesk.paramadina.ac.id dan mengeksekusi trouble shoot.


Prosedur Pengadaan Training

Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam pengadaan training terhadap Teknologi Informasi di Univeristas Paramadina. Prosedur pengadaan training ini diperuntukkan bagi setiap divisi / bagian / program studi. Prosedur ini meliputi tata cara alur dalam pengadaan training terhadap Teknologi Informasi.

Definisi

  • Direktorat : adalah seluruh bagian / divisi / program studi termasuk di dalamnya, dosen dan staf administrasi.
  • Divisi TI : adalah seluruh pegawai TI Universitas Paramadina.
  • Knowledge Management : adalah pemberi persetujuan dan waktu untuk mengadakan training.

Diagram Alur

Teks Prosedural

Dalam pengadaan training terhadap Teknologi Informasi di Univeristas Paramadina, dimulai dari Div.TI yang meminta kepada Bagian Knowledge Management untuk di jadwalkan mengadakan training untuk Direktorat, Program studi dan bagian-bagian atau unit.

Tanggung Jawab

  • Direktorat / bagian / divisi / program studi

Mengikuti training

  • Divisi TI

Memberikan training mengenai Teknologi Informasi

  • Knowledge Management

Menjadwalkan waktu dan menyetujui training.

Prosedur Pengajuan Barang dan Jasa

Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam pengajuan barang dan jasa Teknologi Informasi di Univeristas Paramadina. Prosedur pengajuan barang dan jasa ini diperuntukkan untuk kemajuan dan pemanfaatan layanan Teknologi Informasi di Universitas paramadina. Prosedur ini meliputi tata cara alur dalam pemhajuan barang dan jasa Teknologi Informasi.

Definisi

  • Bagian Fasilitas  : adalah seluruh pegawai bagian fasilitas yang membantu pencarian vendor dan pembelian barang dan jasa
  • Divisi TI : adalah seluruh pegawai TI Universitas yang mengajukan kebutuhan barang dan jasa.
  • Bagian Keuangan : adalah pemberi persetujuan terhadap pengeluaran dana untuk pengajuan barang dan jasa.
  • Vendor : adalah penjual barang dan jasa Teknologi Informasi.

Diagram Alur

Teks Prosedural

Dalam pengajuan barang dan jasa Teknologi Informasi di Univeristas Paramadina, dimulai dari Div.TI yang mengajukan kebutuhan barang-barang dan jasa yang akan diajukan / dibeli oleh fasilitas. Fasilitas mengajukan FPD (Form Pengajuan Dana) ke bagian Keuangan. Bagian Keuangan bisa menyetujui atau tidak terhadap pengajuan dana tersebut.

Tanggung Jawab

  • Bagian Fasilitas

Mencari vendor, negosiasi harga dan membuat FPD (Form Pengajuan Dana)

  • Divisi TI

Mengajukan barang dan jasa yang diperlukan Universitas Paramadina.

  • Bagian Keuangan

Menyetujui FPD (Form Pengajuan Dana) dan mencairkan dana.

Personal tools