Draft Pedoman Kebijakan Manajemen

From Wiki paramadina

Jump to: navigation, search

Contents

Umum

Data Umum Universitas

  1. Universitas pada awalnya berdiri dengan nama Universitas Paramadina Mulya. Universitas Paramadina Mulya didirikan berdasarkan izin Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI dalam Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No.15/0/0/1999 tanggal 14 Januari 1999.
  2. Pada Tanggal 20 Maret 2002 dengan Akta Notaris Harun Kamil, SH. No. 20 A, Yayasan ParamadinaMulya dibubarkan dan kepemilikan serta pengelolaan Universitas ParamadinaMulya diserahkan kepada Yayasan Wakaf Paramadina. Sebagai tindak lanjut penyerahan kepemilikan dan pengelolaan tersebut, Yayasan Wakaf Paramadina dengan Surat Keputusan No. SK_010/DP-YWP/X/2002 tanggal 15 Oktober 2002 merubah nama Universitas ParamadinaMulya menjadi Universitas Paramadina.
  3. Saat ini Universitas menyelenggarakan 8 (delapan) program studi yang terdiri dari:
    1. Desain Komunikasi Visual
    2. Desain Produk
    3. Falsafah dan Agama
    4. Hubungan Internasional
    5. Ilmu Komunikasi
    6. Manajemen
    7. Psikologi
    8. Teknik Informatika
    9. Program Magister
      1. Magister Bisnis dan Keuangan Islam
  4. Universitas Paramadina sudah mengajukan secara formal tentang perubahan nama Universitas Paramadina Mulya menjadi Universitas Paramadina melalui surat nomor 006/PJ.REK/UPM/V/2006 tanggal 8 Mei 2006 yang ditujukan kepada Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Dep Dik Nas RI. Sampai dengan pedoman ini disahkan, belum ada jawaban formal dari Dikti tentang surat tersebut.

Filosofi, Visi, Misi, dan Nilai Universitas

Filosofi
  1. Universitas didirikan untuk memberi kontribusi pada penyempurnaan model pendidikan yang sudah ada
  2. Universitas didedikasikan bagi penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi disertai semangat kewirausahaan dan inovasi dengan bingkai kesadaran etika religius
  3. Universitas diselenggarakan sesuai fitrah universitas yaitu universal, baik keilmuan, ras, bahasa, budaya, maupun agama
Visi

Menjadi universitas unggulan berbasiskan etika-religius untuk mewujudkan peradaban yang luhur

Misi

Membina ilmu pengetahuan rekayasa dengan kesadaran akhlak mulia demi kebahagiaan bersama seluruh umat manusia, melalui penciptaan lingkungan kampus sebagai pusat ilmu dan budaya, yang memiliki tradisi masyarakat ilmiah yang kreatif dan civitas akademika yang berkepribadian teguh dan sikap menjunjung tinggi kebebasan mimbar akademik

Tujuan

Menghasilkan sarjana yang memiliki kedalaman iman, kemandirian jiwa, ketajaman nalar, kepekaan nurani, kecakapan berkarya, dan keluasan wawasan

Nilai
  1. Kedalaman Iman
  2. Ketulusan Niat
  3. Kepekaan Nurani
  4. Keluasan Wawasan
  5. Ketajaman Nalar
  6. Kejernihan Pandangan
  7. Kemandirian Jiwa
  8. Keteguhan Sikap
  9. Kecakapan Berkarya

Referensi

  1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional.
  2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 tahun 2005, tentang Guru dan Dosen.
  3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
  4. UU RI nomor 13 tahun 2003, tentang Ketenagakerjaan.
  5. Akta Pendirian Yayasan Wakaf Paramadina dan Perubahannya.

Istilah dan Definisi

Definisi dan istilah yang digunakan dalam dokumen ini, adalah :

  1. Universitas adalah Universitas Paramadina.
  2. Produk adalah kegiatan belajar mengajar serta jasa pendukung di bidang pendidikan milik Universitas.
  3. Dokumen adalah seluruh dokumentasi yang digunakan sebagai acuan penerapan sistem manajemen di lingkungan perusahaan. Dokumen tersebut terdiri dari Pedoman Kebijakan Manajemen, Prosedur Operasi, Instruksi Kerja, dan Catatan.

Kebijakan Umum

  1. Dengan memperhatikan bisnis utama (core bussiness) Universitas adalah jasa pendidikan tinggi, maka keberhasilan bisnis Universitas ditandai dengan tingginya kualitas lulusan Universitas yang disertai efisiensi penggunaan sumber daya yang dimiliki Universitas.
  2. Untuk mempertahankan kondisi seperti ini Universitas menerapkan Kebijakan Manajemen. Keberhasilan kebijakan ini dapat dicapai dengan terpenuhinya syarat-syarat untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh Universitas sebagai berikut :
    1. Mengidentifikasi setiap proses usaha (business process) yang terjadi di setiap Direktorat/Program Studi sampai dengan tingkat supervisor.
    2. Setiap proses usaha yang terjadi di masing-masing Direktorat/Program Studi harus dapat disinkronisasi atau diintegrasikan secara efektif di lingkungan Direktorat/Program Studi atau antar Direktorat/Program Studi, sesuai dengan kegiatan masing-masing.
    3. Ketersediaan sumber daya dan informasi agar selalu dijaga kesiapannya dan digunakan secara efisien untuk mendukung operasional proses Universitas.
    4. Proses usaha selalu diukur, dipantau dan dianalisis serta manajemen Universitas menerapkan tindakan-tindakan yang diperlukan

Dokumentasi

Umum

  1. Kebijakan manajemen merupakan pernyataan manajemen Universitas untuk menuju kepada Visi dan Misi Universitas yang diperkirakan dapat dicapai dalam jangka waktu tertentu dan hasilnya dapat diukur. Untuk mencapai tujuan tersebut maka Kebijakan manajemen dilaksanakan oleh semua bagian dari Universitas dengan berpedoman pada dokumen-dokumen pelaksanaan. Semua dokumen disosialisasikan kepada seluruh karyawan sesuai area kerjanya masing-masing.
  2. Dokumentasi sistem manajemen di lingkungan Universitas terbagi sesuai tingkat (level) dokumen terdiri dari :
    1. Tingkat 1, Pedoman Kebijakan Manajemen (Management Policy Manual), adalah dokumen utama yang mencakup Kebijakan manajemen Universitas, digunakan sebagai petunjuk umum (guidelines) bagi seluruh unit organisasi di lingkungan perusahaan dalam pelaksanaan sistem manajemen. Manual ini memuat garis besar sistem manajemen Universitas, berisi semua proses yang ditetapkan dan juga interaksi antar proses-proses (process mapping) dari sistem manajemen Universitas.
    2. Tingkat 2, Prosedur Operasi (Operating Procedure), adalah penjelasan tentang cara menerapkan Kebijakan Manajemen dan melaksanakan aktivitas yang terkait secara umum, merupakan semua petunjuk pelaksanaan proses-proses yang terdapat dalam sistem manajemen mutu di lingkungan Universitas. Prosedur-prosedur tersebut merupakan penjabaran sistematis dari Pedoman Kebijakan Manajemen Universitas ini. Oleh karena itu semua prosedur yang dibuat, tetap berpedoman kepada pernyataan-pernyataan dalam panduan (manual) kebijakan ini. Universitas telah menetapkan prosedur-prosedur antara lain :
      1. Prosedur Akademik
      2. Prosedur Keuangan
      3. Prosedur Sumber Daya Manusia (SDM)
      4. Prosedur Fasilitas
      5. Prosedur Bagian Umum
      6. Prosedur-prosedur lain seperti tercakup dalam dokumen tingkat (level) 2.
    3. Tingkat 3, Instruksi Kerja (Work Instruction), adalah penjelasan tentang cara melakukan secara rinci dan berurutan agar pelaksanaan kerja dapat berlangsung dengan baik, dengan maksud untuk menjamin keefektifan perencanaan, operasi dan pengendalian dari proses-prosesnya. Dokumen ini memuat rincian pelaksanaan proses seperti; instruksi kerja (working instruction), diagram alir proses (process flowchart), atau proses-proses yang lain sesuai kebutuhan di lapangan.
    4. Tingkat 4, Formulir, Catatan, Standar dan lain-lain, adalah formulir yang diisi oleh pelaksana kerja untuk melaporkan hasil kegiatan serta dokumen lain yang dijadikan acuan. sebagai bahan analisa untuk perbaikan.

Pedoman Kebijakan Manajemen

  1. Universitas menetapkan Pedoman Kebijakan Manajemen ini mencakup 5 (lima) unsur utama, yaitu :
    1. Tanggung jawab manajemen.
    2. Manajemen sumber daya.
    3. Operasional.
    4. Pengukuran, analisis dan peningkatan.
    5. Pengendalian dokumen dan data.
  2. Pedoman Kebijakan Manajemen Perusahaan ini diterapkan pada seluruh kegiatan serta pekerjaan di lingkungan Universitas yang diterjemahkan menjadi kegiatan-kegiatan di Direktorat Akademik, Direktorat Quality Assurance, Direktorat Finance & Accounting, Direktorat Fasilitas, Direktorat Umum, Direktorat Kemahasiswaan, Direktorat Kerjasama & Fellowship, dan Direktorat Humas, serta Program Studi.
  3. Pedoman Kebijakan Manajemen Universitas ini senantiasa dipelihara kesesuaiannya dengan kegiatan Universitas dan kemampuan sumber daya manusia yang melaksanakan kegiatan lapangan. Revisi total Pedoman Kebijakan Manajemen ini dilakukan jika dikemudian hari terjadi perubahan-perubahan yang mendasar terhadap Universitas.

Komitmen & Tanggung Jawab Manajemen

  1. Rektorat sebagai manajemen puncak Universitas menyadari pentingnya penyadaran dan pemahaman kepada seluruh karyawan tentang Kebijakan Manajemen dan Sasaran Universitas.
  2. Untuk membuktikan komitmen tersebut, Rektorat selalu memelihara komunikasi dengan seluruh bagian di lingkungan Universitas, diantaranya dengan melakukan rapat koordinasi manajemen mingguan, dua mingguan, dan bulanan dengan masing-masing bagian terkait.
  3. Rektorat bertanggung jawab untuk membuat dan menetapkan kebijakan dan sasaran tahunan Universitas serta sasaran tahunan dari fungsi-fungsi Direktorat/Program Studi dalam Universitas. Hal ini sangat penting agar keterkaitan antar bagian tetap bisa dipelihara. Dalam menetapkan sasaran untuk suatu Direktorat/Program Studi, Rektorat tetap berpedoman dengan Pedoman Kebijakan Manajemen Universitas, dan harus saling mendukung dengan sasaran Direktorat lainnya.
  4. Untuk melaksanakan kebijakan Universitas dan mencapai sasaran, maka masing-masing Direktorat/Program Studi bertanggung jawab untuk menjabarkan kebijakan yang telah ditetapkan Rektorat dalam bentuk sasaran kerja. Sasaran ini harus didokumentasikan, ditinjau dan dilaporkan realisasinya dalam setiap pelaksanaan rapat manajemen.

Perencanaan Kerja

Sasaran dan Rencana Kerja

  1. Setiap Direktorat/Program Studi menjabarkan kebijakan dan sasaran yang ditetapkan Rektorat kedalam sasaran kerja yang diperkirakan dapat dicapai dalam periode waktu tertentu berdasarkan analisa data sebelumnya. Perumusan sasaran kerja Direktorat/Program Studi harus memenuhi kriteria SMART berikut:
    1. Spesifik (Specific),
    2. Dapat diukur (Measurable),
    3. Dapat dicapai (Achievable),
    4. Relevan (Relevant),
    5. Keterikatan waktu (Timeliness)
  2. Rencana Kerja
    1. Pimpinan Direktorat/Program Studi harus merumuskan perencanaan untuk setiap item sasaran kerja yang disebut Rencana Kerja. Tujuannya agar proses dalam pencapaian sasaran tersebut dapat terarah dan konsisten. Dalam perumusan rencana kerja ini, pimpinan Direktorat/Program Studi harus mempertimbangkan hal-hal berikut:
      1. Rencana kerja harus realistis dan bersifat ambisius yang menantang.
      2. Rencana kerja menuntut kompetensi sumber daya manusia yang ada di masing-masing Direktorat/Program Studi-nya.
      3. Rumusan rencana kerja harus dapat dipahami oleh seluruh anggotanya.
      4. Rencana kerja harus memiliki ukuran kuantitatif yang jelas, sehingga mudah diukur realisasi pencapaiannya.
      5. Rencana kerja harus dirumuskan secara jelas dan terperinci, dengan prinsip dasar meliputi :
        1. Apa (what).
        2. Dimana (where).
        3. Kapan (when).
        4. Siapa (who).
        5. Mengapa (why).
        6. Bagaimana (how).
        7. Berapa (how much).
      6. Rencana kerja ini harus ditindak lanjuti agar sasaran kerja dari Direktorat/Program Studi tersebut dapat tercapai.
    2. Agar rencana kerja yang telah dirumuskan dapat diimplementasikan dengan efektif, maka seluruh jajaran manajemen harus proaktif dalam memberikan masukan-masukan yang mendukung dan pertimbangan secara tepat. Sehingga rencana kerja tersebut mampu memenuhi persyaratan yang ditetapkan, yaitu tentang :
      1. Tujuan dan rencana kerja.
      2. Alokasi sumber daya spesifik, tanggung jawab dan wewenang yang dibutuhkan.
      3. Proses-proses yang merupakan praktik pengoperasian organisasi (prosedur dan instruksi kerja spesifik).
      4. Identifikasi dan perolehan tambahan setiap peralatan, sumber daya dan keterampilan yang diperlukan.
      5. Identifikasi dan verifikasi (pengujian) yang sesuai setiap tahapan operasional.

Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi

  1. Universitas dipimpin oleh Rektor yang dalam pelaksanaan operasional harian dibantu oleh Deputi Rektor.
  2. Dalam pelaksanaan tugas-tugasnya Deputi Rektor membawahi Direktorat / Program Studi sesuai fungsi-fungsi organisasi Universitas yang terdiri dari :
    1. Direktorat Akademik,
    2. Direktorat Quality Assurance dan Knowledge Management,
    3. Direktorat Keuangan,
    4. Direktorat Fasilitas dan Umum,
    5. Direktorat Kerjasama dan Fellowship,
    6. Direktorat Kemahasiswaan,
    7. Direktorat Humas
    8. Program Studi
  3. Hubungan organisatoris antar Direktorat /Program Studi, tanggungjawab dan tugas masing-masing personel tertuang pada Struktur Organisasi Universitas dan Uraian Tugas (job descriptions) staf Universitas.
  4. Jaringan komunikasi internal dikembangkan secara vertikal dan horizontal, yang diharapkan mampu menjembatani setiap permasalahan antar Direktorat/Program Studi, bahkan antar personel di dalam Universitas. Komunikasi ini dapat dilaksanakan dalam forum resmi maupun forum tidak resmi.

Rapat Manajemen

  1. Rektorat secara berkala minimal 2 (dua) kali dalam sebulan melaksanakan rapat manajemen bersama Deputi Rektor dan para pimpinan Direktorat/Program Studi untuk mengetahui apakah operasional Universitas sudah sesuai dengan sasaran kerja yang diharapkan atau masih perlu penyempurnaan. Apabila Rektor berhalangan hadir, maka rapat tetap dilaksanakan dan Deputi Rektor bertindak sebagai pimpinan rapat.
  2. Materi bahasan dalam rapat manajemen minimal berupa:
    1. Laporan pelaksanaan kegiatan operasional serta pencapaian sasaran kerja yang telah ditetapkan.
    2. Laporan keuangan berupa hasil usaha operasi, status likuiditas keuangan, dan pembandingan realisasi keuangan dengan anggaran Universitas.
    3. Rencana pengembangan/kerjasama Universitas dan proyek-proyek baru yang memerlukan koordinasi antar bagian.
    4. Tindak lanjut dari hasil rapat manajemen yang lalu terhadap permasalahan yang belum terselesaikan.
    5. Rekomendasi dan usulan untuk pengembangan kinerja Universitas.
  3. Hasil dari Rapat manajemen berupa keputusan rencana tindakan yang memerlukan tindak lanjut oleh personel yang terkait. Hasil Rapat manajemen harus didokumentasikan dalam bentuk notulen rapat yang ditandatangani dan didistribusikan kepada seluruh peserta rapat.

Manajemen Sumber Daya

Sumber Daya Manusia

  1. Setiap staf mempunyai latar belakang pendidikan sesuai tugas dan jabatannya masing-masing. Agar para staf lebih berkompetensi di bidangnya masing-masing maka dilaksanakan pelatihan keterampilan secara perorangan maupun kelompok dengan saling bertukar pengalaman. Pengembangan kompetensi staf dilaksanakan secara berkesinambungan
  2. Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan unsur yang strategis dalam menentukan pencapaian sasaran Universitas, Untuk itu bagian SDM melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
    1. Melakukan analisa jabatan dari masing-masing jabatan sesuai struktur organisasi dan melakukan evaluasi secara berkala, lalu menetapkan tingkat pendidikan formal minimum yang dipersyaratkan untuk menjalankan tugas dan fungsi masing-masing.
    2. Menyusun perencanaan pelatihan (training plan) sesuai kebutuhan masing-masing Direktorat/Program Studi, untuk meningkatkan kompetensi dari masing-masing stafnya dan mengevaluasi efektifitas pelatihan atau tindakan yang telah direncanakan dan dilaksanakan
    3. Memastikan bahwa setiap karyawan memahami relevansi dan arti penting kegiatan mereka dan bagaimana mereka memberikan kontribusi terhadap kinerja Universitas. Dalam hal ini bagian SDM dibantu oleh setiap pimpinan Direktorat/Program Studi selalu melakukan upaya penyadaran (awareness) terhadap seluruh stafnya tentang tugas-tugas dan tanggung jawab mereka, serta hubungan/relevansi antara pekerjaan mereka dengan bagian-bagian lain
    4. Memelihara data-data atau catatan-catatan seluruh karyawan, yang meliputi pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman masing-masing karyawan.

Infrastruktur

Masing-masing Direktorat/Program Studi harus berkoordinasi dengan Manajemen dalam menentukan, menyediakan serta memelihara sumber daya prasarana dan sarana yang diperlukan untuk mencapai sasaran kerja yang telah ditetapkan, antara lain:

  1. Bangunan, Area kerja dan Fasilitas.
  2. Peralatan kerja (Perangkat keras dan Perangkat lunak).
  3. Sarana pendukung, Transportasi dan Komunikasi.

Keuangan

  1. Sumber daya keuangan digunakan untuk mendukung kelancaran operasional Universitas baik sebagai modal kerja maupun untuk investasi atas fasilitas baru. Untuk mendukung kelancaran operasional harus dijaga tingkat likuiditas keuangan Universitas dengan pengaturan arus kas masuk dan keluar dengan membuat estimasi arus kas secara berkala sesuai kebutuhan.
  2. Penggunaan sumber daya keuangan harus dikendalikan agar sesuai dengan kepentingan Universitas dan senantiasa dilakukan evaluasi atas pengeluaran biaya untuk meningkatkan kehematan dan kesejahteraan bagi Universitas dan karyawan.
  3. Sumber dana untuk pembiayaan Universitas diperoleh dari Uang Masuk, Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan, Sumbangan Pihak Ketiga, dan dana Proyek seperti Penelitian dan sebagainya. Keseimbangan dan komposisi sumber dana harus dijaga demi kepentingan keberlangsungan Universitas.

Lingkungan dan Keselamatan Kerja

Seluruh pimpinan Direktorat/Program Studi harus mampu bekerja sama dalam rangka menciptakan lingkungan kerja yang kondusif untuk mencapai sasaran kerja yang ditetapkan manajemen. Selain itu, pimpinan Direktorat/Program Studi juga bertanggung jawab dalam hal memperhatikan dan mempertimbangkan faktor kesehatan, keselamatan kerja dan perlindungan lingkungan.

Pelaksanaan Kegiatan Belajar Mengajar (KBM)

Perencanaan KBM
  1. Untuk memastikan bahwa proses KBM sesuai dengan rencana dan layanan jasa pendukung yang diberikan telah sesuai dengan kebutuhan mahasiswa, maka seluruh jajaran manajemen bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengendalikan seluruh proses-proses yang terkait dengan alur bisnis (business flow) Universitas dengan cara:
    1. Penanggung jawab untuk tiap-tiap tahapan pekerjaan (perencanaan, pelaksanaan serta monitoring & evaluasi) melakukan perencanaan setiap proses sesuai tugas dan tanggung jawab masing-masing (sesuai struktur organisasi perusahaan), yang meliputi:
      1. Menetapkan cara untuk mencapai sasaran kerja dari masing-masing proses
      2. Mengendalikan proses, dokumen dan pemanfaatan sumber daya yang terkait dengan masing-masing kegiatan
      3. Melakukan pencatatan untuk membuktikan bahwa realisasi proses yang terkait dengan proses KBM dan layanan jasa telah sesuai dengan urutan proses.
    2. Deputi Rektor beserta penanggung jawab tiap-tiap tahapan pekerjaan (perencanaan, pelaksanaan dan pemanfaatan hasil pekerjaan) harus mengatur hubungan antar Direktorat/Program Studi yang terlibat dalam proses perencanaan untuk memastikan komunikasi yang efektif dan kejelasan tanggung jawab
Proses KBM
  1. Proses KBM dan layanan jasa pendukung yang diberikan kepada mahasiswa dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas lulusan Universitas dan kesejahteraan staf serta meningkatkan kepuasan pengguna jasa. Oleh karena itu, perlu dilakukan identifikasi persyaratan-persyaratan untuk mencapai tujuan tersebut yang dapat berupa:
    1. Persyaratan hukum dan peraturan yang terkait dengan proses KBM, misalnya mengenai izin operasional, akreditasi, dsb.
    2. Persyaratan tambahan yang ditetapkan perusahaan, misalnya mengenai efisiensi dalam penggunaan material dan tenaga kerja
  2. Agar memperoleh hasil output yang optimal dan dapat mencapai sasaran kerja, maka proses KBM harus mengikuti perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.
Pengembangan KBM
  1. Untuk dapat meningkatkan KBM dan nilai tambah Universitas, maka perlu dilakukan kegiatan pengembangan proses KBM yang dituangkan dalam bagan dan alur kegiatan yang mencakup tahapan-tahapan pelaksanaan, mulai dari penyusunan konsep hingga akhir dari suatu kegiatan KBM dengan mempertimbangkan perkembangan terkini bidang pendidikan tinggi.
  2. Peninjauan ulang terhadap perencanaan dan pengembangan, dilaksanakan secara sistematis dalam dibahas dengan melibatkan semua pihak terkait dengan pengembangan sebelum diimplementasikan, guna evaluasi dan peningkatan efisiensi dan produktivitas kerja.
Pengadaan
  1. Proses Pengadaan
    1. Proses pengadaan (barang maupun jasa) diatur agar semua barang atau produk yang diadakan sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan dan sesuai kebutuhan. Untuk pemilihan penyedia barang/jasa digunakan mekanisme-mekanisme yang paling menguntungkan bagi perusahaan, mekanisme proses serta ketentuan-ketentuan pengadaan barang/jasa yang diatur dalam Pedoman Pengadaan Barang/Jasa.
  2. Verifikasi Barang/Jasa Hasil Pengadaan
    1. Verifikasi (pemeriksaan dan penerimaan) terhadap hasil pengadaan dilakukan dengan melibatkan Direktorat/Program Studi pengguna barang/jasa yang bersama-sama dengan bagian pembelian melakukan pemeriksaan untuk terhadap kesesuaian spesifikasi teknis serta mutu hasil pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa.
Pengendalian KBM
  1. Pimpinan Direktorat/Program Studi sebagai Pengguna Barang/Jasa harus memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan spesifikasi teknis yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
  2. Pimpinan Program Studi harus melakukan evaluasi dan validasi terhadap proses pelaksanaan KBM di kelas untuk menilai kesesuaian antara pelaksanaan KBM dengan hasil/output KBM setelah selesai, serta mengevaluasi kinerja proses pelaksanaan KBM.
Identifikasi dan Inventarisasi Aset
  1. Setiap Pimpinan Direktorat/Program Studi bertanggung jawab untuk melakukan identifikasi dan inventarisasi seluruh aset yang menjadi tanggung jawabnya. Identifikasi dan inventarisasi ini dimaksudkan untuk memudahkan dalam penelusuran (traceability) masing-masing aset tersebut
  2. Identifikasi dan inventarisasi dilakukan terhadap seluruh aset yang meliputi peralatan, barang, dan prasarana serta manajemennya yang menjadi tanggung jawab masing-masing Direktorat/Program Studi.
  3. Hasil Identifikasi dan inventarisasi tersebut didokumentasikan dalam bentuk laporan dan daftar inventaris aset beserta status dan kondisi aset tersebut.
  4. Penelusuran identifikasi dan inventarisasi ditujukan untuk
    1. Memastikan, bahwa peralatan, barang, dan prasarana serta manajemen yang digunakan dalam kondisi yang layak pakai dan dapat memenuhi kriteria yang dibutuhkan. Pemastian tehadap kondisi peralatan, barang, dan prasarana juga dilakukan selama proses KBM , penyimpanan, dan perlindungan.
    2. Memudahkan dilakukannya analisis apabila terjadi ketidaksesuaian/ penyimpangan dalam proses KBM atau hasil KBM

Pengendalian dan Pengukuran Kinerja

Quality Assurance (QA)

  1. Lingkup Standar Nasional Pendidikan adalah:
    1. Standar isi;
    2. Standar proses;
    3. Standar kompetensi lulusan;
    4. Standar pendidik dan tenaga kependidikan;
    5. Standar sarana dan prasarana;
    6. Standar pengelolaan;
    7. Standar pembiayaan; dan
    8. Standar penilaian pendidikan
  2. Untuk menjamin efektifitas penerapan sistem dan prosedur operasi standar di lingkungan Universitas, maka Rektorat menugaskan QA untuk melakukan pemeriksaan
  3. Ruang lingkup QA yang dilakukan meliputi tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pemanfaatan hasil penugasan di setiap bagian organisasi
  4. Tujuan QA ini adalah untuk memastikan, bahwa penerapan sistem dan standar operasi baku di seluruh Direktorat/Program Studi telah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh Manajemen, dan berjalan secara efektif.
  5. Ketentuan QA
    1. Program QA harus direncanakan dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses serta area yang akan di audit
    2. Pelaksanaan QA harus menghasilkan bukti QA yang sesuai dan memadai
  6. Program QA

Pelaksanaan QA harus terencana dengan membuat program QA yang meliputi:

    1. Tujuan QA
    2. Ruang lingkup pelaksanaan QA
    3. Acuan berupa peraturan perundang-undangan, prosedur-prosedur serta standar teknis yang digunakan dalam pelaksanaan QA
    4. Proses pelaksanaan QA (termasuk: metoda serta periode/ waktu pelaksanaan)
    5. Pembuatan laporan hasil QA
    6. Kegiatan tindak lanjut yang mencakup verifikasi atas tindakan yang telah dilaksanakan dan pelaporan hasilnya

Eksternal Audit

  1. Eksternal Audit dilakukan setiap tahun buku oleh auditor independen dari Kantor Akuntan Publik yang ditunjuk oleh YWP.
  2. Laporan hasil audit oleh Akuntan Publik bersifat rahasia bagi Universitas dan digunakan hanya untuk kepentingan perusahaan dengan pihak eksternal, misalnya perbankan, kantor pajak.
  3. Laporan dari akuntan publik berupa catatan atas penilaian pengendalian inetrnal (management letter atau internal control memorandum) harus ditindaklanjuti oleh manajemen untuk perbaikan dan penyempurnaan pengendalian internal Universitas.

Pengukuran Kinerja (Key Performance Indicator)

  1. Setiap Direktorat/Program Studi harus menetapkan parameter pemantauan dan pengukuran kinerja organisasi dan individual berupa Key Performance Indicator. (KPI)
  2. KPI ini digunakan untuk mengukur kinerja masing-masing Direktorat/Program Studi dalam bentuk laporan KPI
  3. KPI juga digunakan sebagai tolok ukur dalam pelaksanakan evaluasi kinerja karyawan (performance appraisal) yang akan menunjukkan tingkat keberhasilan dan area yang memerlukan perbaikan atau peningkatan pada karyawan terutama tingkat supervisor ke atas.
Personal tools