Draft Kebijakan Perjalanan Dinas

From Wiki paramadina

Jump to: navigation, search

Contents

Umum

Universitas memberikan kebijakan perjalanan dinas bagi pegawainya untuk melancarkan dan mengembangkan potensi diri dalam hal pekerjaan.

Pertimbangan

  1. Pengelolaan sumber daya manusia dan keuangan yang hati-hati dan transparan menjadi syarat bagi kemajuan Universitas;
  2. Peran serta staf pengajar dan peneliti dalam kegiatan seminar, konperensi, workshop, dan sejenisnya merupakan bagian dari peningkatan sumberdaya akademik, universitas;
  3. Anggaran universitas memiliki beragam program dan aktifitas, namun dana yang tersedia tidak memungkinkan semuanya dilakukan secara bersamaan. Oleh sebab itu, pimpinan universitas harus menyusun program yang ada sesuai urutan prioritas.

Definisi

  1. Perjalanan dinas adalah suatu perjalanan yang dilakukan oleh pegawai dari tempat kerja yaitu universitas paramadina ke suatu tempat di luar tempat kerja rutin untuk melaksanakan tugas dari universitas;
  2. Perjalanan dinas dalam kota/luar kota/luar negeri yang dilakukan dalam konteks yang berhubungan dengan pekerjaan seperti :
    1. Menjadi peserta untuk menghadiri undangan seminar/konperensi atau mengikuti pelatihan yang telah disetujui oleh universitas dan telah mendapatkan surat tugas resmi dari Universitas;
    2. Menjadi pembicara suatu seminar nasional/internasional atau mengikuti program pendidikan yang berhubungan dengan program studi/pekerjaan yang telah disetujui oleh universitas;

Biaya Perjalanan Dinas

Bagi pegawai yang melakukan perjalanan dinas, universitas akan memberikan tunjangan sebagai berikut :

Perjalanan Dinas Dalam Kota

  1. Diutamakan menggunakan kendaraan operasional universitas;
  2. Bila kendaraan operasional tidak tersedia maka bila menggunakan kendaraan umum/taksi maka rate yang digunakan sesuai dengan ketentuan di universitas yang diatur oleh Bagian Umum universitas paramadina;
  3. Participation fee (bila ada) maksimum sebesar 100 % (seratus persen).

Perjalanan Dinas Luar Kota Tidak Menginap

  1. Diutamakan menggunakan kendaraan operasional universitas;
  2. Bila kendaraan operasional tidak tersedia maka bila menggunakan kendaraan umum/taksi maka maksimum yang dapat diganti adalah :
    1. Bekasi dan sekitarnya: Rp. xxx PP
    2. Bogor dan sekitarnya : Rp. xxx PP
    3. Tangerang dan sekitarnya: Rp. xxx PP;
    4. Depok dan sekitarnya: Rp. xxx PP
    5. Bandung dan sekitarnya: Rp. xxx PP;
    6. Atau maksimum untuk jarak terjauh Rp. xxx PP;
  3. Bila perjalanan dinas masih berada dalam hari kerja resmi universitas maka tidak mendapatkan penggantian uang makan, bila perjalanan dinas di luar hari kerja yang berlaku maka mendapatkan penggantian uang makan sebesar :
    1. Bekasi, Depok dan Tangerang : Rp. xxx /orang
    2. Bogor dan Bandung: Rp. xxx /orang
  4. Participation fee (bila ada) maksimum sebesar 100 % (seratus persen).

Perjalanan Dinas Luar Kota/Dalam Negeri Menginap

Staf sampai dengan Ketua Program Studi
  1. Bantuan biaya transportasi termasuk biaya lain-lain berkenaan dengan biaya transportasi yang timbul selama perjalanan dinas dan airport tax, sebesar :
    1. P. Sumatra maksimum: Rp.xxx return
    2. P. Jawa dan Bali maksimum: Rp.xxx return
    3. P. Sulawesi dan Kalimantan maksimum: Rp. xxx return
    4. P. Papua maksimum: Rp. xxx return
  2. Biaya transportasi di atas harus mendapat persetujuan dari Deputi Rektor Operasional dan Keuangan, kondisi bantuan biaya transportasi dengan harga maksimum diberikan dalam kondisi high season;
  3. Bantuan penginapan sebesar maksimum Rp. 350.000 (tiga ratus lima puluh ribu rupiah) /malam;
  4. Uang harian sebesar Rp. 75.000 (tujuh puluh lima ribu rupiah) /hari
Direktur sampai dengan pimpinan (rektorat)
  1. Bantuan biaya transportasi termasuk biaya lain-lain berkenaan dengan biaya transportasi yang timbul selama perjalanan dinas dan airport tax, sebesar :
    1. P. Sumatra maksimum: Rp. xxx return
    2. P. Jawa dan Bali maksimum: Rp. xxx return
    3. P. Sulawesi dan Kalimantan maksimum: Rp. xxx return
    4. P. Papua maksimum: Rp.xxx return
  2. Biaya transportasi di atas harus mendapat persetujuan dari Deputi Rektor Operasional dan Keuangan, kondisi bantuan biaya transportasi dengan harga maksimum diberikan dalam kondisi high season;
  3. Bantuan penginapan sebesar maksimum Rp. xxx /malam;
  4. Uang harian sebesar Rp.xxx /hari.
  5. Participation fee (bila ada) maksimum sebesar 100 % (seratus persen).

Perjalanan Dinas Luar Negeri Menginap

Staf sampai dengan Ketua Program Studi
  1. Bantuan biaya transportasi sebesar maksimum Rp.xxx PP sudah termasuk biaya lain-lain berkenaan dengan biaya transportasi yang timbul selama perjalanan dinas dan airport tax;
  2. Biaya transportasi di atas tergantung negara tujuan serta harus mendapat persetujuan dari Deputi Rektor Operasional dan Keuangan, kondisi bantuan biaya transportasi dengan harga maksimum diberikan dalam kondisi high season;
  3. Bantuan penginapan sebesar maksimum Rp. xxx /malam;
  4. Uang harian sebesar Rp. xxx /hari.
Direktur sampai dengan pimpinan (rektorat)
  1. Bantuan biaya transportasi sebesar maksimum Rp. xxx PP sudah termasuk biaya-biaya lain yang timbul berkenaan dengan biaya transportasi yang timbul selama perjalanan dinas dan airport tax;
  2. Biaya transportasi di atas tergantung negara tujuan serta harus mendapat persetujuan dari Deputi Rektor Operasional dan Keuangan, kondisi bantuan biaya transportasi dengan harga maksimum diberikan dalam kondisi high season;
  3. Bantuan penginapan sebesar maksimum Rp. xxx /malam;
  4. Uang harian sebesar Rp. xxx /hari.
  5. Participation fee (bila ada) maksimum sebesar 100 % (seratus persen).

Jenis Perjalanan Dinas

Perjalanan Dinas yang disetujui Universitas

  1. Perjalanan dinas yang dilakukan oleh staf akademik dan staf support yang berada di bawah Deputi Rektor Akademik dan Riset, harus mendapat persetujuan dari Deputi Rektor Akademik dan Riset, Ketua Program Studi dan Direktur dari masing-masing Direktorat, surat tugas dibuat oleh Sekretaris Rektorat dan ditanda tangani oleh Deputi Rektor Akademik dan Riset;
  2. Perjalanan dinas yang dilakukan oleh staf support yang berada di bawah Deputi Rektor Operasional dan Keuangan, harus mendapat persetujuan Deputi Rektor Operasional dan Keuangan, Direktur dan Manager dari masing-masing Direktorat, surat tugas dibuat oleh HRD dan ditanda tangani oleh Deputi Rektor Operasional dan Keuangan;
  3. Perjalanan dinas yang dilakukan oleh staf support berada di bawah Deputi Rektor Kerjasama, Pengembangan Bisnis & Kemahasiswaan, harus mendapat persetujuan dari Deputi Rektor Kerjasama, Pengembangan Bisnis & Kemahasiswaan, Direktur dan Manager dari masing-masing Direktorat, surat tugas dibuat oleh Sekretaris Rektorat dan ditanda tangani oleh Deputi Rektor Kerjasama, Pengembangan Bisnis & Kemahasiswaan,
  4. Perjalanan dinas tersebut di atas sesuai kepentingan dan tujuannya, maka pihak-pihak yang akan melakukan perjalanan dinas wajib memenuhi syarat sebagai berikut :
    1. Menyerahkan makalah atau karya tulis yang akan disajikan (khusus untuk pemakalah/pembicara);
    2. Menyerahkan undangan panitia seminar atau konperensi;
    3. Menyerahkan perincian biaya untuk perjalanan dinas tersebut;
    4. Wawancara dengan Deputi Rektor Akademik dan Riset atau panel rektorat (khusus untuk staf akademik yang akan menjadi pemakalah/pembicara);
    5. Mendapatkan Surat Penugasan (bukan Surat Tugas Biasa) dari Universitas yang berisi pernyataan dari Universitas cq Rektor atau Deputi Rektor Akademik dan Riset (DRAR) yang menegaskan bahwa biaya untuk penugasan ini ditanggung oleh universitas.
  5. Perjalanan dinas yang disetujui oleh universitas akan mendapatkan tunjangan biaya perjalanan dinas sebagaimana terdapat pada point D di dalam kebijakan ini.

Perjalanan Dinas yang disetujui Program Studi

Acara di luar negeri
  1. Pemohon harus menyerahkan :
    1. Surat permohonan bantuan dana untuk seminar;
    2. Makalah atau karya tulis yang akan disajikan;
    3. Undangan dari panitia yang juga menjelaskan susunan acara seminar;
    4. Perincian biaya;
    5. Wawancara dengan Deputi Rektor bidang Akademik dan Riset (DRAR).
Acara di dalam negeri
  1. Pemohon harus menyerahkan :
    1. Surat permohonan bantuan dana untuk seminar;
    2. Makalah atau karya tulis yang akan disajikan;
    3. Undangan dari panitia yang juga menjelaskan susunan acara seminar;
    4. Perincian biaya;
    5. Wawancara dengan Deputi Rektor bidang Akademik dan Riset (DRAR).
  2. Selanjutnya apabila permohonan disetujui, maka pemohon akan mendapatkan surat tugas biasa, ketentuan bantuan biaya perjalanan dinas sebagaimana terdapat pada point D tidak berlaku untuk jenis penugasan ini. Peserta akan mendapatkan :
    1. Surat tugas biasa baik untuk acara di dalam negeri dan di luar negeri;
    2. Bantuan Participation Fee maksimum sebesar 100 % (seratus persen) untuk acara di dalam negeri dan bantuan participation fee maksimum sebesar 50 % (lima puluh persen) untuk acara di luar negeri;
    3. Bantuan biaya transportasi maksimum sebesar 50 % (lima puluh persen) dari harga tiket pesawat PP (pulang dan pergi) atau maksimum Rp. xxx untuk acara di dalam negeri dan bantuan biaya transportasi maksimum sebesar 25 % (dua puluh lima persen) dari harga tiket pesawat PP (pulang dan pergi) atau maksimum Rp. xxx
    4. Biaya transportasi di atas tergantung kota dan negara tujuan serta harus mendapat persetujuan dari Deputi Rektor Operasional dan Keuangan, kondisi bantuan biaya transportasi dengan harga maksimum diberikan dalam kondisi high season

Administrasi

  1. Pemohon harus mengisi formulir terlampir untuk memulai proses aplikasi bantuan dana perjalanan dinas paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sebelum acara seminar atau konferensi berlangsung;
  2. Untuk mendorong staf akademik melakukan seleksi terhadap seminar yang akan dihadirinya, maka universitas hanya mengijinkan setiap orang menghadiri seminar akademik maksimal sebanyak 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun, kecuali ada pertimbangan khusus dari Universitas;
  3. Universitas akan membantu menyediakan surat dan dokumen yang diperlukan untuk mendapatkan sponsor bagi pegawai yang akan menghadiri seminar dan konferensi;
  4. Pegawai yang melakukan perjalanan dinas dapat meminta uang muka biaya perjalanan dinas maksimal untuk perhitungan biaya perjalanan selama 3 (tiga) hari apabila melakukan perjalanan lebih dari 3 (tiga) hari;
  5. Biaya perjalanan dinas kurang dari 3 (tiga) hari dibebankan sementara kepada pegawai dan akan dibayarkan oleh universitas sesuai dengan laporan pengeluaran perjalanan dinas
  6. Pegawai yang melakukan perjalanan dinas harus menyerahkan laporan sebegai berikut :
    1. Laporan kegiatan perjalanan dinas paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah pelaksanaan kegiatan kepada pimpinan yang bersangkutan melalui Manager HRD;
    2. Laporan pertanggung jawaban anggaran perjalanan dinas kepada bagian keuangan cc bagian HRD paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah kembali dari perjalan dinas dengan menyertakan bukti-bukti kwitansi terkait biaya-biaya yang dikeluarkan.

Pengecualian

  1. Apabila pegawai melakukan perjalanan dinas yang termasuk dalam proyek kerjasama universitas dengan pihak ketiga, maka biaya perjalan dinas dibebankan kepada dana proyek tersebut;
  2. Universitas tidak memberikan/mengganti biaya yang digunakan untuk keperluan komunikasi, entertaintment dan laundry;
  3. Apabila pihak pengundang/penyelenggara menyediakan transportasi, akomodasi, maka universitas hanya memberikan uang harian perjalanan untuk perjalanan dinas yang disetujui oleh universitas
Personal tools